چرا مدیران معدنی در مدیریت پروژه ها شکست میخورند؟

دکتر کیارش مهرانی

مدیریت پروژه مانند یک بازی شطرنج است ، که در آن هر کاری مستلزم این است که استراتژی خود را در زمان واقعی به روز کنید تا با چالش های یک زمین بازی در حال تغییر دائماً کنار بیایید. این امر اغلب هنگام مدیریت عناصر مختلف از جمله ایمنی ، خرید ، هزینه و ریسک انجام می شود – همه اینها باید برای انجام پروژه به صورت برنامه ریزی شده با شما هماهنگ باشد. با این حال ، در حالی که کار یک مدیر پروژه ساختمانی به اندازه کافی دشوار است ، نقش مدیر پروژه معدن چندین لایه عمیق تر می شود.

مدیریت پروژه معدن مستلزم موارد زیر است:

• طراحی و برنامه ریزی. به طور خاص ایجاد نقشه ای که تا حد امکان عدم اطمینان در مورد یک پروژه را برطرف می کند.
• بودجه بندی. جمع آوری تمام اطلاعات موجود از مرحله برنامه ریزی برای ایجاد اولین منبع اصلی و بودجه مبتنی بر بهره وری که امکان مدیریت دقیق هزینه های واقعی را فراهم می آورد.
• نظارت بر واقعیات مشاهده و مرور همه عناصر یک پروژه در حال تغییر از جمله هزینه ، پیشرفت و تولید روزانه ، کنترل ریسک و تغییر.
• هزینه واقعی در مقابل بودجه و پیش بینی. تنها متغیر ثابت  خود تغییر است. بودجه دقیق و زمان واقعی امکان پیش بینی قابل اطمینان با حدس و گمان بسیار کمتر را فراهم می کند.
• گزارش تصمیم گیری هنگامی که تمام اطلاعات موجود در یک پایگاه داده واحد جمع آوری شد ، می توان انتخاب مناسب را برای هر موقعیتی با اطمینان انجام داد.

با چنین مجموعه ای دلهره آور از چالش ها برای رسیدگی و حجم وسیعی از اطلاعات برای پردازش ، هنگام مدیریت یک پروژه معدنی احساس غرق شدن آسان است. خوشبختانه ، از طریق نوآوری های پیشگامانه در نحوه پردازش داده ها ، اکنون می توانیم واکنش موثرتری نشان دهیم و پاسخ دهیم.

انقلاب چهارم صنعتی

ورود و پیاده سازی داده های بزرگ ، هوش مصنوعی و محاسبات مبتنی بر ابر ، سیل واقعی بینش را در هر جنبه ای از رفتار انسان به همراه داشته است. چهارمین انقلاب صنعتی-همانطور که شناخته شده است-ابزارهای شگفت انگیز جدیدی را برای ایجاد یک مدل دیجیتالی واقعی و کامل برای دستیابی به اهداف پروژه معرفی کرد.

به طور سنتی ، بخش معدن در زمینه پیشرفت های فناوری کندترین بوده است ، اما به نظر می رسد این امر تغییر خواهد کرد. در حال حاضر استفاده از قدرت تحلیلی هوش مصنوعی با ترابایت اطلاعات جمع آوری شده توسط پروژه ها و سیستم های داده بزرگ ، روزانه همراه است. این در حال حاضر به شرکت ها اجازه می دهد تا مدل های دوقلو دیجیتال را پیاده سازی کنند – یک شبیه سازی مجازی که یک کپی کربن از عملیات معدن در دنیای دیجیتال ایجاد می کند. این شبیه سازی به مدیریت اجازه می دهد تا تعداد زیادی از متغیرها را برای آزمایش نظریه ها در یک دوره معین دستکاری کرده و نحوه تاثیر آنها بر معدن را قبل از اجرای آنها در دنیای واقعی بیاموزد. به عنوان یک مثال ، مدیران پروژه می توانند دقیقاً بیاموزند که چگونه ، کجا و با چه ابزارهایی می توان مقدار معدنی بهینه را برای حداقل میزان خطر استخراج کرد.

علاوه بر این ، نرم افزارهای برآورد و مهندسی مبتنی بر ابر-مانند BuildSmart و Candy Cloud-باعث جهش بیشتر در فضای مدیریت پروژه شده است. با ارائه دسترسی لحظه ای به اطلاعات پروژه از هر نقطه ، مدیران پروژه یک منبع حقیقت را در تمام پروژه های خود تضمین می کنند.

از طریق ادغام یکپارچه ، نرم افزار RIB CCS برآورد ، کنترل پروژه ، حسابداری سازمانی و هزینه های عملیاتی شما را پیوند می دهد. به این ترتیب ، اطلاعات مهم در زمان واقعی به اشتراک گذاشته می شوند و چون این راه حل ها دائماً به روز می شوند-شما همیشه ابزار مناسب برای کار را دارید و همیشه یک قدم جلوتر از بازی هستید.

در نهایت ، هرگز نمی توان آینده را به طور کامل پیش بینی کرد. اما ، با تکنولوژی و ابزار مناسب ، می توانید اطمینان حاصل کنید که استراتژی های شما بدون توجه به تغییرات روی صفحه ، ثروتمندترین پاداش را برای شما به ارمغان می آورد.

یک مدیر پروژه خوب – چه با  تخصیص زمان و چه با منابع.- بسیار کارآمد است یک مدیر پروژه خوب جلسات استثنایی را برگزار می کند و آنها به خاطر آن شهرت دارند و مردم در واقع منتظر آن جلسات هستند زیرا نتیجه می دهند. نمونه هایی از یک جلسه خوب:

• دستورالعمل مشخص و مشخص با اهداف مشخصی که باید در آن جلسه انجام شود.

• منابع و تخصص موضوعی که در آن جلسه برای دستیابی به این اهداف مورد نیاز است. (“اگر من به این جلسه دعوت شده باشم ، این بدان معناست که من در واقع مورد نیاز هستم و سوالی ندارم که چرا آنها از من دعوت می کنند.”)

• پاک کردن نقش های جلسه: فردی برای ضبط یادداشت ها ، شخصی برای به اشتراک گذاشتن صفحه یا راه اندازی ابزارهای فنی از قبل ، و غیره دارد

• محدودیت های زمانی و تسهیلات به خوبی مدیریت شده دارد و هر یک از شرکت کنندگان فرصتی برای ارائه نظر خود دارند.

• جمع بندی منظم جلسه با نکات قابل بحث و موارد عملی. موارد اقدام صاحب آن مورد ، توضیحات و مهلت آن را مشخص می کند.

در اینجا ۱۴ ویژگی مدیریت نامطلوب پروژه وجود دارد:

۱. خود محویر

هیچ قدردانی یا قدردانی از تلاش های اعضای تیم نشان نمی دهد. فقط به سهم خود می بالد.

۲. اعتبار زدایی

یک مدیر پروژه بد اعتبار دیگران را می پذیرد.

۳. بلاتکلیفی

آنها در تصمیم گیری ناتوان هستند. آنها سعی می کنند تا آنجا که می توانند تأخیر کنند حتی در شرایطی که تصمیم گیری سریع لازم است.

۴. سرسختی و فاقد تواضع

آنها معتقدند که در هر شرایط و تصمیمی همیشه حق با آنهاست. آنها در رویکرد خود انعطاف پذیر نیستند.

۵. مقاوم

یک مدیر پروژه بد در برابر تغییرات مقاوم است حتی اگر برای پروژه خوب باشد. آنها نمی توانند درک کنند که برخی تغییرات برای موفقیت مفید هستند.

۶. ترس

آنها ناامن هستند و می ترسند اعضای تیمش بتوانند از او بهتر عمل کنند. و نمی داند که موفقیت تیم او موفقیت اوست.

۷. مدیریت خرد

یک مدیر بد ، تک تک جزئیات را به تنهایی مدیریت می کند. به اعضای تیمش اعتماد ندارد او هیچ اختیار تصمیم گیری را واگذار نمی کند. این مدیریت خرد نه تنها باعث ایجاد انگیزه در اعضای تیم او می شود بلکه منجر به تاخیر در تصمیم گیری می شود.

۸. جانب داری

او همیشه بازی مورد علاقه خود را انجام می دهد که عموماً با او بحث نمی کنند و با او مخالفت نمی کنند. اگر از اعضای ضعیف تیم یا اعضای تیم سمی در کتابهای خوب او استفاده کند ، او راضی است. این منجر به ایجاد انگیزه در سایر اعضای توانمند تیم برای عملکرد مثر می شود.

۹. بدون دیدگاه بودن

وی دیدگاه روشنی در مورد پروژه ها ندارد. او فاقد برنامه ریزی بلند مدت ، آماده شدن برای خطرات قابل پیش بینی و درک روشن از هدف و نتایج پروژه خود است.

۱۰. استکبار

یک مدیر بد فقط به کارهایی که انجام می دهد افتخار می کند ، مدیر نوع I ، که هرگز از “ما” استفاده نمی کند. این یکی از بدترین ویژگی هایی است که تلاش های تیم را بسیار بی انگیزه می کند.

۱۱. احساسات در مقابل آمار

یک مدیر بد به جای مشاهده و تجزیه و تحلیل حقایق و ارقام ، در مورد آنچه فکر می کند درست است تصمیم می گیرد. کل پروژه به دلیل تصمیم گیری او بر اساس احساسات و نه داده ها آسیب می بیند.

۱۲. سرزنش کردن

یک مدیر پروژه بد همیشه به دنبال بهانه هایی برای شکست خود است. او هرگز هیچ مسئولیتی را بر عهده نمی گیرد و افراد دیگر و اعضای تیم را مسئول اشتباهات می داند. آنها هرگز از اعضای تیم خود حمایت نمی کنند.

۱۳. بی توجهی به تیم سازی

تیم هماهنگ همیشه نتایج بهتری را تولید می کند. این امر به هماهنگی بهتر بین اعضای تیم کمک می کند. اما یک مدیر ضعیف به تیم سالم اهمیت نمی دهد. در عوض ، او آنقدر ناامن است که همیشه می خواهد اعضای تیمش بین آنها درگیری داشته باشند.

۱۴. محل کار وی فاقد ارزش است

یک مدیر ناکارآمد نمی تواند آنچه را که برای پروژه و سازمان مهم است بسنجد

چالش های مدیریت پروژه و چگونگی غلبه بر آنها

علیرغم در دسترس بودن منابع متعدد ، ابزارهای مدیریت پروژه ، مواد آموزشی و روشهای انعطاف پذیر ، شرکتها هنوز سالانه میلیونها دلار هدر می دهند و برای مقابله با چالشها و مسائل مدیریت پروژه با مشکل مواجه هستند.

مطالعه ای که در Harvard Business Review منتشر شده است نشان می دهد که از هر شش پروژه یک پروژه بیش از ۲۰۰ درصد مبلغ برآورد شده هزینه دارد و تقریبا ۷۰ درصد پروژه های فناوری اطلاعات با تاخیر پروژه مواجه می شوند. وظیفه مدیران پروژه است که از این امر جلوگیری کنند اما با انجام این کار آنها با چالش های زیادی روبرو می شوند.

ما فهرستی از نه مورد از رایج ترین مسائلی را که مدیران پروژه با آنها روبرو هستند ، به همراه توصیه هایی در مورد نحوه برخورد با آنها هنگام بروز آنها ، تهیه کرده ایم.

همواره سه موضوع اساسی در مدیریت پروژه ها مطرح است:

• زمان
• محدوده پروژه
• بودجه

۱. محدوده خیزش نوزاد گونه(creep)

خزش دامنه پدیده ای طبیعی و مورد انتظار برای هر پروژه ای است. مواقعی وجود دارد که می تواند مفید باشد ، اما بیشتر معایب آن از جوانب مثبت آن بیشتر است. ۵۲٪ از تیم های پروژه گزارش کرده اند که در سال ۲۰۱۷ با محدودیت مواجه شده اند و روند رو به افزایش ادامه دارد. مشتریانی که دقیقاً نمی دانند چه می خواهند و نیازهای مبهمی دارند ، یکی از بزرگترین چالش های مدیریت پروژه برای مدیران و تیم پروژه است.

راهکار:

تعامل فعال با مشتریان در مرحله برنامه ریزی می تواند به شما در دستیابی به نیازهای دقیق آنها و همچنین درک انتظارات آنها کمک کند. علاوه بر این ، برنامه ریزی دقیق منابع و استعدادهای خود نیز کلیدی است.

همچنین مهم نیست که درخواست های تغییر موقتی را در حین اجرای پروژه انجام ندهید زیرا این امر می تواند منجر به تأخیر و هزینه های اضافی شود. به برنامه اولیه پایبند باشید.

۲.فرآیند ارتباط پروژه

ارتباط موثر در مدیریت پروژه برای یک پروژه موفق بسیار مهم است. شما باید روشهای ارتباطی به موقع و شفاف داشته باشید تا از مشارکت همه ذینفعان در این فرایند اطمینان حاصل کنید. Deloitte اظهار می کند که ۳۲ درصد از متخصصان معتقدند که ارتباطات بزرگترین مسئله مدیریت پروژه است.

ارتباط نادرست نیز برای تیم های پروژه خطرناک است زیرا بر کار تیمی آنها تأثیر می گذارد. این می تواند باعث اختلاف بین اعضای تیم شود و به طور بالقوه می تواند پروژه را به تاخیر بیندازد.

راهکار

مدیران پروژه اغلب به نرم افزارهای مختلف مشارکتی و مدیریت پروژه موجود در بازار تکیه می کنند تا اطمینان حاصل شود که همه به روز هستند. این ابزارهای همکاری نه تنها انجام وظایف خود را برای مدیران آسان می کند ، بلکه شفافیت بیشتری را در پروژه ها و پاسخگویی در تیم تضمین می کند. این امر از طریق ویژگی هایی مانند نظرات متنی ، @ذکر ، و قابلیت های تعیین اولویت به دست می آید.

علاوه بر این ، جلسات استندآپ منظم و کوتاه چند بار در هفته می تواند در جلوگیری از سوء ارتباط بسیار موثر باشد.

۳. فقدان اهداف مشخص و معیارهای موفقیت

شفافیت یکی از مهمترین الزامات برای انجام موفقیت آمیز پروژه است و عدم وجود آن چندین مسئله مدیریت پروژه را ایجاد می کند. یک مطالعه بیان می کند که حدود ۳۹ درصد از پروژه ها به دلیل عدم برنامه ریزی پروژه و هدف مشخص شکست می خورند.

همچنین برای یک مدیر پروژه مهم است که با تعیین نقاط عطف و آزمایشات کیفی راهی برای تعیین کمی پیشرفت پروژه ارائه دهد. علاوه بر کمک به پیشرفت تیم شما ، داشتن مجموعه ای مشخص از اهداف همچنین به مدیران پروژه کمک می کند تا از دیدگاه خود در مقابل مدیران عالی و مشتریان دفاع کنند.

راهکار:

رویکردهای رایج برای تعیین هدف مانند SMART و CLEAR می تواند به مدیر پروژه کمک کند تا مجموعه ای از اهداف موثر را از ابتدای پروژه ارائه دهد. این می تواند بر موانع مدیریت پروژه غلبه کند. علاوه بر این ، باید به خاطر داشته باشید که مشخص نکردن اهداف اشتباه است. بنابراین ، هنگامی که برای تیم پروژه خود اهدافی را ایجاد کردید ، آنها را برای هم تیمی ها آشکار کنید. آنها را مستند کنید.

۴. مسائل مربوط به بودجه بندی

اکثر مدیران مسائل مالی را یکی از بزرگترین موانع در مدیریت موثر پروژه می دانند. مطالعه ای در سال ۲۰۱۷ نشان داد که ۴۹.۵ درصد از مدیران انجام هزینه ها را بزرگترین چالش مدیریت پروژه می دانند. با مدیریت هزینه کارآمد ، یک مدیر می تواند از عوارض متداول مختلفی که ممکن است یک پروژه با آن روبرو شود اجتناب کند و برای دستیابی به نتایج بهتر و سریعتر تلاش کند.

راهکار:

اتخاذ رویه بودجه بندی مناسب و پیش فرض های واقع بینانه برای جلوگیری از زیاده روی در هزینه ها کاملاً ضروری است. برنامه ریزی محدوده پروژه باید با در نظر گرفتن بودجه موجود انجام شود. در غیر این صورت ، محدودیت های بودجه می تواند موفقیت یک پروژه با بودجه ضعیف را تهدید کند. مانند همه جا در مدیریت پروژه ، مستندسازی کلید است.

۵. مهارتهای ناکافی اعضای تیم

یک زنجیره به اندازه ضعیف ترین حلقه آن قوی است و در مورد تیم های پروژه ، عملکرد به میزان مهارت فردی آنها بستگی دارد. به عنوان مدیر پروژه ، می توانید ایده آل ترین محیط را ایجاد کنید ، اما اگر تیم مهارت های لازم را برای مقابله با مشکل موجود نداشته باشد ، پروژه شما احتمالاً شکست می خورد. این یک مشکل بزرگ مدیریت پروژه است که تنها با تجربه و آینده نگری مناسب قابل حل است.

راهکار:

مدیران پروژه مهارتها و شایستگیهای مورد نیاز مدیریت پروژه را از پیش تعیین کرده و نیروی کار موجود را ارزیابی می کنند تا مشخص شود آیا به کارکنان و مهارتهای اضافی نیاز است یا خیر.

یک سند آغاز پروژه موثر با نیازهای پروژه و منابع مورد نیاز برای انجام آن سروکار دارد. این منابع شامل  مهارت فنی و انسانی نیز می شود. طرح پروژه بیشتر بر اساس سند شروع راه اندازی خواهد شد.

۶. مدیریت ریسک نامناسب

داشتن آینده نگری برای شناسایی سناریوهای بالقوه “اگر -آنگاه” و تهیه برنامه های احتمالی جنبه مهمی از مدیریت پروژه است. پروژه ها به ندرت دقیقاً مطابق برنامه پیش می روند زیرا متغیرهای زیادی وجود دارد که می تواند امکانات نامحدودی ایجاد کند.

راهکار

وظیفه هر مدیر پروژه این است که برنامه های متفاوتی ارائه دهد که تیم در صورت خارج شدن از کنترل پروژه  از این اشتباه خارج شود. داشتن سیستم مدیریت ریسک پروژه به شناسایی انواع خطرات و کاهش آنها کمک می کند. داشتن برنامه احتمالی ضروری است. این طرح باید کلیه ریسک هایی را که در صورت تحقق آنها باید انجام شود ، مشخص کند

۷. عدم پاسخگویی

هنگامی که هر یک از اعضا احساس مسئولیت می کنند و سعی می کنند نقشی را که به آنها محول شده است انجام دهند ، یک تیم پروژه واقعا خوب عمل می کند. عدم پاسخگویی از طرف اعضای تیم می تواند کل پروژه را به هم بریزد.

راهکار:

مدیران موثر پروژه مسئولیت هایی را به اعضای تیم محول می کنند و تیم را به سمت هدف مشترک تکمیل موفقیت آمیز پروژه خود هدایت می کنند. داشتن یک ابزار پروژه ای که اجازه می دهد مسئولیت ها تعیین و ردیابی شوند ، برای تقویت مسئولیت پذیری کلیدی است. علاوه بر این ، انجام معاینات منظم در تیم ، مسئولیت پذیری را نیز افزایش می دهد.

۸. مشارکت محدود ذینفعان

برای مدیران پروژه مهم است که اطمینان حاصل کنند که همه ذینفعان پروژه در صحنه هستند و چشم انداز روشنی از پروژه دارند. یک ذینفع بدون مشارکت می تواند مشکلات زیادی را در مراحل پایانی پروژه ایجاد کند ، بنابراین مهم است که نظرات آنها را در نظر بگیرید و آنها را در طول پروژه به روز نگه دارید.

راهکار:

ذی نغع اصلی و سایر ذینفعان خود را به ابزار مدیریت پروژه خود دعوت کنید تا بتوانند در شکل گیری پروژه و ارائه بازخورد مشارکت فعال داشته باشند. علاوه بر این ، اطمینان حاصل کنید که تمام ذینفعان داخلی و خارجی را در مرحله برنامه ریزی پروژه قرار دهید. جلسات منظمی را با همه ذینفعان برنامه ریزی کنید و در صورت لزوم به نگرانی های آنها بپردازید.

۹. مهلت های غیر واقعی

داشتن مهلت غیرممکن یکی دیگر از چالش های مدیریت پروژه است که می تواند به شدت بر کیفیت محصول نهایی تأثیر بگذارد. مدیر پروژه توانایی تیم پروژه را می داند و با اولویت بندی مهلت ها و وظایف پروژه ، زمان بندی پروژه را مورد مذاکره قرار می دهد.

راهکار:

در مدیریت پروژه چابک ، سرعت ، که معیاری از کار تکمیل شده در یک مسابقه سرعت واحد است ، به طور جمعی با در نظر گرفتن ورودی از همه ذینفعان تصمیم گیری می شود. این امر در مرحله برنامه ریزی پروژه انجام می شود. علاوه بر این ، نظارت مکرر بر مهلت ها توسط مدیر پروژه ضروری است.

این تضمین می کند که از هرگونه افزایش دامنه (محدوده حرکت) در حین اجرای پروژه یا اجتناب می شود و یا زمان بندی ها در صورت لزوم اصلاح می شود.